Productivité

1. Qu’est ce que la productivité ?

Etre productif c’est etre efficient, c’est-à-dire minimiser la consommation de ressources pour obtenir un résultat. Autrement dit, la productivité se définit comme le rapport entre les "unités de résultat" et les "unités de moyen"

Deux exemples :

1) Dans un processus commercial, l’unité de résultat est le nombre de contrats signés et l’unité de moyen est le commercial. L’indicateur de productivité sera donc le nombre de contrats signés/commercial sur une unité de temps comme le mois ou le trimestre. Si le département comprend 10 commerciaux qui ont signés au cours du mois dernier 120 contrats, la productivité du mois est 12 contrats signés/commercial.

2) Dans un processus de facturation client, l’unité de résultat est le nombre de factures émises et l’unité de moyen est l’heure travaillée par le collaborateur du département comptable. L’heure est une notion plus fine que l’effectif et sera plus pertinente sur des processus au temps court. Si au cours du mois dernier, 6800 factures ont été émises par un département comprenant 15 comptables en charge de la facturation et pour lesquels le temps de travail est 150 heures par mois, la productivité est 6800 / (15 x 150 ) = 3 factures/heure. Cet indicateur permet de comparer les comptables entre eux.

Souvent, l’organisation segmente les processus et chaque département porte une partie seulement du processus. Mesurer la productivité sur une partie du processus n’a pas beaucoup de sens car elle pourrait donner lieu à des optimums locaux réalisés au détriment des autres parties prenantes.

Par ailleurs, si la mesure ne prend en compte que le personnel réellement productif mais exclus le personnel de management, de coordination ou de support, elle ne reflètera pas la productivité réelle. En effet, le choix du niveau de supervision, de coordination et de support vise à améliorer la qualité, la fluidité, la productivité. Par exemple, deux départements de facturation client peuvent décider de répartir différement leur activités de coordination. Ce choix doit donc être intégré dans la mesure de la productivité. Dans cet exemple, les heures travaillées par le management, les coordinateurs et experts doivent être incluses dans les unités de moyen. Si dans notre département facturation il y a un manager et 2 coordinateurs, la productivité est donc 6800 / ( 18 x 150) = 2,5 factures/heure. Cette mesure permettra de comparer la performance du département avec un autre département qui aura fait un choix de management différent.

Si nous étendons ce raisonnement plus globalement, le seul réel indicateur de productivité est celui du système dans son ensemble. Cette approche systématique est la seule qui soit juste. Les indicateurs de productivité doivent donc contribuer de manière lisible à la marge opérationnelle de l’entreprise. Dans le cas d’une usine, il conviendra de mesurer le nombre de produits en sortie de l’usine par unité de main d’œuvre, quelle que soit la fonction occupée.

 Dimensionnement de la capacité de production pour répondre à la demande

2. Productivité et Leadership

A force de parler méthodes & outils, nous oublions toujours trop le "facteur humain". Et pourtant ! Juran, Deming, Welch, pour ne citer qu’eux, nous ont toujours ramenés aux basiques. La qualité et la productivité sont une affaire de Leadership. Le pilotage de la productivité par un fort leadership est d’autant plus important dans les entreprises de service : le client est en contact direct avec les forces "productives". La productivité doit donc être acceptée et se faire avec le sourire, sinon productivité rimera avec perte de qualité perçue !

Le leadership permet donc de réaliser au moins 3 choses formidables :

• Augmenter "l’effort discrétionnaire" pour reprendre les termes de Mintzberg :

Considérons une base de productivité 100 pour un collaborateur qui effectue normalement son travail c’est-à-dire qui produit un certain nombre de résultats pendant la durée de son temps de travail

Démotivé, pour le même temps de travail, sa productivité tombera à 80. Et voilà 20% de productivité parties en fumée car son esprit négatif freine l’atteinte du niveau normal de productivité

Engagé et motivé, sa productivité peut monter à 120. Et voilà 20% de productivité trouvée grâce à un esprit positif prêt à beaucoup donner pour la réussite de son entreprise !

• Accompagner le changement et donc éviter les freins ou blocages

Le leadership pouvant être défini comme l’art d’être suivi, autant dire qu’il est indispensable en période de changement ! Il ne s’agit donc pas uniquement d’augmenter l’effort discrétionnaire du personnel mais aussi de lui donner envie de se lancer dans l’aventure du changement.

• Agir sur les causes du changement plutôt que le changement lui-même

Le leadership génère aussi de la prise d’initiative. Plutôt donc que de définir ce qui doit être changé et de motiver le personnel à adopter ce changement, pourquoi ne pas mettre en conditions le personnel pour générer lui-même le changement ? Voilà pourquoi le leadership est si important et pourquoi sans leadership … point de productivité !

3. Outils documentaires associés à cet article

 Formule de calcul du Taux de Rendement Synthétique (TRS)

 Dimensionnement de la capacité de production pour répondre à la demande

Définitions associées :  Coût fixe total  |   Coût variable total  |   Efficience du processus  |   Expert Métier  |   Improductivité  |   Productivité  |   Taux de Rendement Synthétique (TRS)  |   Taux d’improductivité  |   Temps de cycle  |

Auteur : Qualité Management | Une suggestion à nous faire ? Ecrivez-nous : contact@qualite-management.com